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レシートや領収書を確実に保存・整理する方法!帳簿付けも青色申告も楽に済ませよう!

2015年9月5日クレジットカード,節税,自営業弁護士ドットコム

どうも!会計作業が性に合う@xi10jun1です!

相変わらず、溜まるのはレシートや領収書ばっかりですねぇ・・・。

そんな溜まってしまうレシートや領収書を確実に保存・整理する、僕がやっている工夫があります。

レシートや領収書を失くすのが一番面倒くさい!

フリーランスに限らず、自営業者に必ずつきものなのは帳簿付けでございます。いつの時代も、「後回しにしがちな作業」部門No.1の座に君臨し続けているのでしょうね。

だって、面倒くさいんだもん!

しかしもっと面倒くさいのは、青色申告を前にして、

  • 帳簿上の金額と手持ちの金額が合わないこと
  • レシートや領収書が見当たらないこと

ですよ。

「あれ?計算が合わないなぁ?」と電卓をタンタンタンタン叩き直したり、「どこいったんだアレ~!」と領収書やレシートを探して部屋の中を駆けずり回ったり、とにかく時間が湯水のように流れてしまいます。

前職でソレだったんですよ・・・。

今にして思うのは、無駄な時間をかけずにサクッと帳簿付けや青色申告を済ませるのもプロの仕事術なのでしょう。

そんなわけで、今回はそんなレシートや領収書を確実に保存・整理する方法について、実践中のあれこれを紹介します。

1:同一・同日取引はホッチキスでくっつける

レシートや領収書が2枚に分かれたり、同日に何枚も発行されたりした場合、ファイルに保存するだけだと、枚数が重なってごちゃごちゃになります。

そういうときは、ホッチキスで留めてしまいましょう。

Effectplus_20150905_210630

これは次の取引をまとめたものです。

通信費   326円 現金 390円

支払手数料 64円

これ、通信費と支払手数料の領収書が分かれてしまったので、まとめるためにこのようにしています。

他にも、同日の日付同士のレシートや領収書を留めておくのもいいですね。例えば9月なら30日分、つまり30の束ができるので分かりやすくなります。

2:保存場所を1つだけにする

通常、レシートや領収書を受け取ったら、まずは財布に入れて自宅や事務所で取り出して保存しますよね。

そんなとき、机に無造作にレシートや領収書を置いてしまう癖があると、確実に失くします。風で飛んでしまったり、間違えてゴミに捨ててしまったり、シュレッダーでビロビロビーにしてしまったり・・・。

なので、確実にレシートや領収書を入れる箱・ファイルなどを用意しておいて、「ここにレシートや領収書を入れる」と、癖をつけておくのが得策です。

僕の場合は、画像のようにしています。

Effectplus_20150905_212052

レシートをまとめて入れておく引き出しですね。

取りあえず入れておく場所さえあれば、どんなに急いでいたり忙しかったりしても、入れるだけで確実な保管ができます。

3:年月日でファイリングする

で、1つの箱やファイルに無造作に入れてもいいですが、それだと、後で帳簿付けするときに日付がバラバラになることがあります。いざ帳簿付けするときに、1枚1枚日付を確認しながら作業するのは大変なんですよ(;^ω^)

なので、クリアファイルなどを12枚、すなわち1月~12月までを用意して、月ごとにファイリングしていくと、少なくとも月はバラバラになることはありません。

KIMG0323

こんな感じですね。

さらに、このような便利グッズを使うのも手です。

KIMG0324

これ、イオンで300円くらいで購入したレターファイルか何かで、文字通り手紙とかを入れる専用のファイルなんです。

KIMG0325

画像にもありますが、保管スペースごとにタブが付いていて、そこに月日を明記しているので、これで月別にファイリングができるんですよ!

レシートや領収書がぴったり収まりますし、A4ファイルよりコンパクトで重宝しています(^ω^)

4:日付の通りならべる

月ごとにファイリングしたら、次はレシートや領収書の日付の通りにファイル内で並べておきましょう。

日付ごとに並んでいれば、万が一失くしたレシートや領収書が出てきたときにすぐに保管ができます。

また、「あのとき何したっけ?」「どんな支払したっけ?」など、いつどこで何を使ったか思い出さなければならないとき、レシートや領収書を見るのが役に立ちます。

まとめ:帳簿付けはこまめにすること!時短するのもプロの仕事!

流れをまとめると、

  1. レシートや領収書は、同一・同日取引をまとめると分かりやすい
  2. レシートや領収書は、入れておく場所を1か所に決めておく
  3. レシートや領収書は、年月日でファイリングする
  4. レシートや領収書は、日付順に並べておく

となりますね。習慣づけると続けやすくなります。

あと僕はもうクラウド会計ソフトの導入で相当時短しています。銀行残高を自動取得して帳簿付け、決算時も自動計算し、青色申告も"ちょちょいのちょい"。

その浮いた時間は、

  • プライベート(遊びや子育て)
  • お客様へのサービスや企画
  • 別の仕事

に充てられますからね。

これからの時代、他のことに充てる時間をいかに増やすかがプロに求められていくと僕は確信しています。

※警告:事業用クレジットカードについて

一般向けのクレジットカード(楽天、Yahoo!、リクルート、イオンなど)は、規約上、事業(ビジネスカード)用として利用してはいけないことになっています。

個人事業(フリーランス)でクレジットカードを使うなら、管理や信用の意味でも法人(ビジネス)カードにしたほうがいいでしょう。

そこでビジネスカードとして次の2枚を作ってみましたので、参考にしてみてください。

created by Rinker
  • 三井住友カードのビジネスカード
  • クラシック年会費:1,250円+税(初年度無料)
  • ゴールド年会費:10,000円+税(初年度無料)
  • プラチナ年会費:50,000円+税
  • ブランド:Visa、Mastercard
  • 還元率:0.5%
  • 魅力:カードに屋号が入れられる法人カード
created by Rinker
  • オリコのビジネスカード
  • 個人事業向け:EX Gold for Biz S
  • 法人向け:EX Gold for Biz M
  • 年会費:いずれも2,000円+税(初年度無料)
  • ブランド:Visa、Mastercard
  • 還元率:0.5%
  • 魅力:利用ステージによっては還元率が最大1.1%にもなる

~注目:M&Aマッチングサービス~

現在、景況感の悪化に伴い、M&Aマッチングサービスで事業やサービス、メディアを売却する動きが出ています。下記記事に詳細をまとめましたので、資金繰りの案としてご検討ください。

[2020年最新版]事業や資産の売却(資金繰り)に使えるM&A(事業継承)マッチングサービスまとめ

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※このメッセージは1年以上前の記事(当記事最初の更新は2015年9月5日)に出るものです。最新の情報と異なる可能性がありますので、公式サイトへアクセスするか別途お調べください。